Refação x Entregas Melhores: o que os processos têm a ver com o seu número

Refação x Entregas Melhores: o que os processos têm a ver com o seu número

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  • 21 de agosto de 2017

Quando imaginamos uma empresa e seus setores, para que a mesma funcione de forma organizada, podemos associá-la a um corpo humano, onde cada órgão tem sua respectiva função e o resultado do trabalho em conjunto dos mesmos é o funcionamento saudável desse corpo. 

Entender que dentro dessa estrutura, quando um destes setores não funciona da maneira que deveria funcionar, o resultado e a entrega final ficam comprometidas, o que leva, a longo prazo, o início do colapso dessa estrutura. É nessa hora que tudo precisa ser checado e ajustado.

Essa metáfora funciona também para o âmbito profissional: quando algo não vai bem em uma empresa, um dos passos mais importantes deve ser revisar processos (e caso eles não existam, criá-los).

A importância dos processos para os seus resultados

Dentro de uma cultura empresarial, os processos e procedimentos só têm a ajudar e facilitar ações que ficam travadas justamente pela falta deles. Processos bem feitos registram e pontuam desde as mais simples até as mais complexas ações.

Podemos imaginar uma situação prática de um dos principais benefícios dos processos: imagine que dentro de uma empresa um colaborador exerce determinada função e é o único detentor de todas as informações e ações referentes à sua área. De repente, o funcionário precisa sair da empresa, ou a mesma resolve contratar um novo colaborador para essa função.

A partir dessa saída, o novo colaborador precisa aprender e entender a demanda de ações e tarefas pelas quais ele será responsável. Tendo em mãos um processo com todas as ações e responsabilidades registradas é muito mais rápida e prática a adaptação deste novo funcionário – uma vez que ele consegue identificar onde está a informação necessária para trabalhar e o que precisará para exercer o seu papel.

Uma empresa, ao adotar uma cultura onde os processos são a base operacional de todas as suas ações, automaticamente cria um padrão de qualidade, dando abertura e trazendo melhorias para as suas entregas.

Processos na prática

Aqui na WCK por exemplo, tentamos criar processos para todas as nossas ações, desde as mais simples até as mais complexas. A utilização dos processos, faz com que a realização da tarefa seja mais produtiva e rápida; o que permite que tenhamos uma visão global e analítica sobre a tarefa e sua entrega, e que o apontamento de melhorias seja mais claro.

Um exemplo de processo que nós utilizamos em nossa organização de tarefas semanais é um checklist feito dentro do Process.st. Nesse checklist, criamos parâmetros para escolher quais projetos devem ter foco e quais tarefas têm maior peso, evitando assim, possíveis atrasos e liberando nossa cabeça para entender a tarefa de forma mais estratégica e menos operacional.

 

 

felipe-sprint

 

Checklist de montagem de sprint semanal.

Entregas melhores e refação

A famosa refação é a pedra no sapato de muitas empresas e tem consequências negativas nos resultados e nas entregas, gerando desgastes em equipes, gastos de tempo e dinheiro em uma tarefa que deveria ser realizada uma única vez e não é feita.

Voltando ao início do texto e a comparação com o corpo humano, é como se um dos órgãos estivesse doente; para resolvê-lo, é preciso passar no médico e entender as causas do problema e atacar diretamente esses pontos. No caso da empresa, esse é o momento de entender se existem processos que evitam erros e se, caso existam, revisá-los.

Por onde começar?

É preciso começar por algum lugar, para isso é preciso atacar os pontos de atenção. Mas como isso funciona na prática?

Entender, dentro de toda estrutura, quais são as áreas, ações e tarefas que não estão com resultados satisfatórios, analisar o que não está sendo feito e como isso pode ser melhorado. Tudo isso registrado em um documento, que facilite a visualização do processo.

Existem no mercado hoje, diversas ferramentas que ajudam e facilitam a organização e a iniciação do registro dos processos. Mas não necessariamente você precisa delas agora, uma planilha simples, listando todas as ações, o fácil acesso e melhorias nessa planilha são o primeiro e mais importante passo para essa organização. Como resultado, suas ações terão mais controle e autonomia, evitando assim, erros, refações de tarefas, prejuízos e desgastes que não deveriam existir, fazendo com que a abertura para melhorias e adaptações seja muito menos burocrática.

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Lilian Rios

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Especialista Inbound Marketing

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