Como priorizar as atividades estratégicas que trarão resultados para a sua empresa

Como priorizar as atividades estratégicas que trarão resultados para a sua empresa

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  • 8 de junho de 2017

Ter um planejamento estratégico para sua empresa em um cenário competitivo, como o que vivemos hoje, é fundamental. Ele norteará suas ações globais e de marketing e ajudará na busca por seus objetivos de longo prazo. Mas, para que eles sejam alcançados, não basta apenas esse planejamento. É preciso, também, fazer a gestão adequada das tarefas diárias, sempre orientando-as aos objetivos e estratégias da empresa.

Se você sente que não há tempo suficiente em seu dia, vê suas tarefas e as de sua equipe serem esquecidas, acumularem-se ou atrasarem e sente que está sempre “apagando incêndios” e correndo contra o tempo, provavelmente em seu setor não há priorização de atividades estratégicas nem uma gestão adequada de seu tempo.

Albert Einstein dizia que “falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos”. Veja como reverter essa situação e conheça, a seguir, a metodologia do ciclo PDCA (do inglês: plan/do/check/act), que ajuda empresas a priorizarem tarefas, melhorarem seus processos e medirem seus resultados de modo eficiente e contínuo.

Porque priorizar as atividades estratégicas

Segundo pesquisa, embora no Brasil a jornada média de trabalho semanal seja de 44 horas, nossa produtividade é considerada quatro vezes menor do que a dos alemães, que trabalham seis horas a menos semanalmente.

É comum que a gente se perca às vezes priorizando não o que é melhor, mas sim o que é mais rápido ou urgente. Isso traz resultados indesejados como perda de prazos, esquecimento de tarefas, baixa qualidade do trabalho, desperdício de recursos, estresse, alto nível de retrabalho, entre outros.

Já quando se consegue administrar bem o tempo, priorizando as atividades estratégicas, os resultados gerados são aumento na produtividade e na qualidade de entrega, redução de retrabalho e de erros, maior aproveitamento de oportunidades, melhor clima organizacional, entre outros.

Conforme estudo, priorizar atividades estratégicas pode aumentar a receita das empresas em 121%. Em um setor de vendas, ela ajudou a incrementar os resultados e a melhorar a produtividade – os vendedores aumentaram sua taxa de contatos realizados em 15% e dobraram sua taxa de conversão.

Para alcançar esses resultados é preciso – além do planejamento a longo prazo – saber se estamos caminhando para a direção certa diariamente, e não apenas ao final de cada período trimestral. E uma das maneiras mais eficientes é utilizando a metodologia do ciclo PDCA.

Priorizando atividades estratégicas com o PDCA

Existem diversos métodos e estratégias para se lidar com processos e priorizar as atividades que realmente trarão resultados para sua empresa. Um dos mais utilizados no mundo corporativo e já adotado em  setores de marketing é o do ciclo PDCA – sigla para “plan” (planejar), “do” (executar), “check” (checar) e “act” (agir).

Ele torna claro o ciclo de vida dos processos, o que torna mais fácil de acompanhá-los e ajustá-los de modo eficiente, permitindo que se dê maior enfoque às atividades e estratégias de marketing que geram valor, ganho financeiro e, portanto, melhores resultados. Utilizando o ciclo PDCA de maneira contínua, minimizamos a chance de erros na tomada de decisões e criamos uma cultura empresarial de melhoria contínua. Conheça, a seguir, cada um dos estágios desta ferramenta.

Estágios do ciclo PDCA

#1 Planejar

O passo em que são analisados os problemas a serem resolvidos e os objetivos que devem ser alcançados. A partir disso, procuramos identificar os processos primários (aqueles perceptíveis para o cliente) e os processos de apoio (aqueles que ocorrem internamente para fazer com que os processos primários sejam possíveis) que podem ser implementados para solucionar esses problemas. É importante lembrar que o planejamento deve estar alinhado com a missão, a visão e os valores da empresa, para que sua estratégia seja atingida da melhor forma possível.

#2 Executar

A fase da execução envolve desde treinamento de funcionários e dos métodos elencados na fase de planejamento até a manutenção e melhoria de resultados a partir dos dados que coletamos após a implementação.

#3 Checar

Nesse estágio, nós mapeamos os processos e identificamos quais são as forças e fraquezas do projeto, por meio da mensuração de dados. Isso pode ser realizado paralelamente durante o processo ou após sua conclusão, caso seja necessária uma análise mais abrangente para que sejam realizados os ajustes corretos.

#4 Agir

Essa é a etapa que fecha o ciclo PDCA, pois é nela que realizamos as ações necessárias para o aperfeiçoamento do projeto e mesmo de processos internos, corrigindo os erros, melhorando o sistema e mantendo as atividades que geraram acerto.

Um ganho adicional da implementação do PDCA é a nova forma como ele nos faz enxergar um projeto. Entregar um projeto de marketing com uma estratégia e planejamento estruturados não é a etapa final, e sim sempre a inicial em cada novo ciclo de melhoria. No momento em que o projeto toma forma, todas as etapas de mensuração de dados e as respostas que a empresa obterá de seu target definem se as atividades que realizamos foram um sucesso ou não.

A caminhada para o sucesso parte em saber o que devemos ajustar em nossos processos a fim de reduzir custos, ter mais lucratividade e garantir a satisfação do cliente. Assim, priorizaremos o essencial para que a empresa obtenha os melhores resultados.

Sua empresa já utiliza alguma metodologia de priorização de tarefas e de gestão do tempo? 

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Lilian Rios

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Especialista Inbound Marketing

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