Como planejar eventos educacionais?

Como planejar eventos educacionais?

  • 1
  • 6 de junho de 2018

O mercado de eventos é sempre muito rico no que se refere a variedade de modelos e tipos que acontecem. Mas quando falamos de eventos educacionais, indo de conferências até mesmo uma palestra, é preciso ter um processo de organização centrado em algumas características diferentes de outros eventos, como uma feira de negócios por exemplo.

É por isso que organizar eventos educacionais abrange diversas tarefas durante a fase de planejamento. E para você que está atuando no papel de organizador de eventos educacionais, é preciso saber como planejar todas essas ações necessárias visando o sucesso do seu evento.

Para te ajudar nessa jornada, preparamos um conteúdo focado em responder a essa grande dúvida:

Como planejar eventos educacionais?

Confira agora cada um dos tópicos para colocar em prática agora o planejamento ideal do seu evento.

1. Conheça o seu público

Eventos educacionais sempre devem ser pensados para algum público específico, indo de profissionais que já atuam na área até mesmo estudantes ou interessados por aquela temática de estudo específica.

Com base nessas informações centrais do seu público-alvo, é possível criar um briefing de planejamento, ou seja, um documento com todos os aspectos centrais do evento para que a partir de então consiga desenvolver toda a série de pontos importantes que vêm a seguir.

Esse briefing deve conter todas as informações básicas sobre as ideias do evento para que os times envolvidos na produção e organização encontrem as características necessárias para entender os próximos passos que serão dados rumo à execução do evento.

Confira agora os dois pontos centrais que precisa definir logo após descobrir as características do seu público para o evento:

Patrocinadores

Buscar um patrocínio para eventos educacionais nem sempre é tarefa fácil. Por isso é importante estar preparado com números e dados relevantes que possam te ajudar na tarefa de convencer os responsáveis a realizar um investimento nesse momento. Uma estimativa de público presente é um dos pontos valorizados nesse processo.

Para conseguir encontrar patrocinadores de uma forma mais fácil, é importante buscar parceiros que tenham um certo alinhamento com a estratégia central do seu evento para que no fim ambos possam ter resultados positivos, conforme o esperado. Empresas da área de educação são uma boa opção para conseguir criar esse tipo de parceria.

Fornecedores

Outro aspecto importante do seu evento é pensar em quais fornecedores você precisa buscar para ter em mãos tudo que é necessário no grande dia do seu evento. É importante levantar todos os pontos essenciais para que não deixe passar nada no dia do seu evento.

Mas pensar em cada fornecedor é também sinônimo de focar no melhor serviço que o seu público vai encontrar ao longo do evento. Conseguir disponibilizar os melhores tipos de serviços será um grande diferencial, enriquecendo a experiência que cada pessoa terá ao longo do seu evento e já gerando a iniciativa de acompanhar os próximos.

2. Trabalhe com um tema central

Um ponto importante para ter sucesso tanto no engajamento como nas ações realizadas ao longo de eventos educacionais é definir um tema central que dê um norte a todas as atividades que serão realizadas no grande dia.

Será a partir dessa definição que pode começar a elaborar o cronograma de atividades. Mas para isso, é preciso definir os convidados que participarão no evento para gerar valor aos participantes.

Escolha os melhores palestrantes

Ao definir o seu tema central, é hora de pensar em quais profissionais da área você pode convidar para fazer parte e enriquecer o seu evento. Lembre-se que durante a fase de divulgação, esse será um dos principais motivos que o público levará em consideração para confirmar a participação ou não no evento.

Por isso vale fazer uma pesquisa aprofundada e buscar os destaques de mercado. Muitas vezes haverá dificuldades para conciliar agendas dos palestrantes, mas vale a tentativa, e certamente os profissionais também buscam realizar essas participações para agregar valor ao seu currículo.

3. Escolha o local

Ao chegar nessa etapa do planejamento, seu esboço para os eventos educacionais já estará bem adiantado. Com base em tudo que já levantou até aqui, você poderá escolher que tipo de lugar é o mais adequado para a realização do evento.

Se, por exemplo, o seu evento precisa ter trilhas diferentes de palestras, com mais de uma acontecendo ao mesmo tempo, é importante atentar para o local escolhido onde ele vai ocorrer. Você precisará ter uma série de espaços disponíveis se a ideia é explorar diversos aspectos do tema ao longo do evento.

Nessa fase, vale pesquisar preços e inclusive formas de deslocamento para chegar até lá no intuito de escolher o melhor lugar possível, focando sempre nesses aspectos relevantes para os participantes. As próprias instituições de ensino são ótimas opções, tanto para parcerias como para disponibilização desses espaços.

4. Busque ferramentas que auxiliem os participantes do evento

Com praticamente tudo pronto na parte de planejamento, chegou a hora de começar a buscar caminhos que também possam ajudar o público ao longo de um evento educacional. Você pode buscar diversas ferramentas que auxiliam nos aspectos que geralmente são falhos ao longo de um evento.

O mercado de eventos como um todo evoluiu muito, principalmente quando falamos do surgimento de tecnologias focadas no mercado de eventos. Mas a principal que pode utilizar hoje em dia são os aplicativos próprios para eventos, que conseguem reunir diversas informações relevantes para todos os participantes.

Desde manter uma rede social própria até melhorar o engajamento entre todos os participantes, vale muito a pena utilizar o aplicativo como uma forma de interação entre todos e um canal para otimizar a comunicação.

5. Plano de divulgação

Agora que já tem todas as etapas do seu planejamento para eventos educacionais colocadas no papel, com o público-alvo, espaço, palestrantes e ferramentas definidas, é o momento de mostrar as vantagens que todos os interessados terão ao efetivar a compra do ingresso para o seu evento.

Esse deve ser o foco do seu plano de divulgação, e é assim que vai conseguir chamar a atenção, tornando esse momento imperdível para quem faz parte do seu público-alvo. Veja quais vantagens pode trabalhar no seu plano de divulgação:

Conferir as novidades da área

Participar de eventos educacionais é a escolha ideal para conferir as novidades de uma área de atuação. Lá estarão presentes diversos profissionais que atuam com as principais novidades do setor.

A troca de informações sobre inovação dentro da área é algo que todos os envolvidos buscam colocar em prática ao longo de um evento, e é a partir dela que todos podem se desenvolver.

Networking com profissionais e estudantes da mesma área

Outra grande vantagem de participar de eventos educacionais é ter a prática do networking, tanto com profissionais como com outros estudantes da área. Essa troca de contatos é uma ótima oportunidade de conseguir trocar experiências e fazer uma reflexão sobre tudo que vem desenvolvendo naquele momento.

Diversos insights podem ser gerados ao longo de um evento, e são eles que farão a diferença para a carreira de muitos. Essa comunicação dentro dos eventos é o que falta muitas vezes quando o público está dentro das salas de aula.

Gostou de saber mais sobre o planejamento de eventos educacionais? Seguindo esses encaminhamentos, você terá ótimos resultados ao longo do seu trabalho na produção do evento. Para acompanhar mais dicas valiosas sobre esse mercado, acesse o blog da mobLee, empresa especialista na criação de tecnologias para eventos.

MobLee

Artigo produzido por Jonatan Sousa, assistente de marketing da mobLee.

Leave a Reply

Deixe seu comentário abaixo

[contact-form-7 id="14318" title="Fale com a Lilian Rios (Fim de Post)"]
Lilian Rios

Fale com a Lilian Rios

Especialista Inbound Marketing

o