Como deixar de apagar incêndios e começar a controlar os projetos e ações que realmente trazem resultados para a empresa

Como deixar de apagar incêndios e começar a controlar os projetos e ações que realmente trazem resultados para a empresa

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  • 8 de novembro de 2016

De tempos em tempos, é importante analisar: quanto do seu tempo e dos seus funcionários é gasto resolvendo imprevistos e atendendo a reclamações dos clientes? Quantos dos projetos planejados na empresa são concluídos no tempo esperado? As respostas para estas perguntas podem ser preocupantes.

Há pouco espaço para produtividade em uma empresa desorganizada. Os processos são mais lentos, muito tempo é perdido apagando incêndios e a sensação de poucos resultados alcançados é frequente – e essas são situações mais comuns do que se pode imaginar.

Para resolver o problema, é preciso parar para “pôr ordem na casa” e algumas mudanças na forma como a empresa se organiza podem trazer grandes resultados no fim do mês. Saiba mais:

Como a organização pode aumentar a produtividade da equipe

Um dos maiores prejuízos da desorganização é o desperdício do tempo – dos líderes e dos demais colaboradores. Você já pensou quantas horas do seu dia de trabalho poderiam ser melhor aplicadas se houvesse um melhor planejamento das tarefas?

Com certeza, haveria muito mais resultados significativos no final da semana. A boa notícia é que algumas pequenas mudanças podem trazer grandes mudanças para a empresa:

Não espere o incêndio para resolver o problema

Se boa parte do tempo da equipe é gasta apagando incêndios, pode ser hora de identificar a raiz do problema para evitar que o fogo se alastre. Por exemplo: muitas vezes, é possível prevenir certas reclamações dos clientes ou facilitar o atendimento destas solicitações. Uma maneira de fazer isso é pontuando quais são as maiores reclamações, a partir disso, analisar:

  • É possível resolvê-las de uma vez para evitar incêndios futuros?
  • É possível criar um passo a passo que agilize o gerenciamento do problema?

Essas são soluções que ajudam a reduzir o tempo gasto pelos seus funcionários na solução de problemas frequentemente apresentados.

Organize as prioridades

Frequentemente projetos são atrasados porque acontecem imprevistos. As tarefas estão todas planejadas, mas surgem novas atividades que não estavam no escopo. Os resultados esperados com a conclusão do projeto, naturalmente, são adiados. Para evitar que os resultados da sua empresa ou equipe demorem a aparecer, é essencial estabelecer uma ordem de prioridades. O líder deve manter a mente calma, preparada para lidar com imprevistos e pronta para redefinir tarefas quando necessário. Ter as prioridades bem organizadas é essencial para que isso seja feito sem maiores prejuízos ao projeto.

Faça uma boa distribuição das tarefas

Melhorar a distribuição das atividades diárias entre os colaboradores é mais um exemplo de mudança que traz ganhos imediatos para a empresa. Conheça o perfil dos seus funcionários e identifique as forças de cada um deles. Divida as tarefas de forma que cada um fique com o que sabe fazer de melhor. Assim, há mais agilidade e qualidade nas atividades desempenhadas.

Se alguém tem uma excelente comunicação oral e relacionamento interpessoal, por exemplo, deixe que esta pessoa fique responsável pelas apresentações feitas e pelos contatos diretos com o cliente. Assim, as atividades ficam melhor organizadas e os resultados chegam mais rápido.

A sua empresa ainda apaga muitos incêndios? Quais dicas de organização você considera indispensáveis? 

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