4 estratégias para alinhar pessoas, processos e tecnologia que utilizamos para cumprir os objetivos de marketing aqui na WCK

4 estratégias para alinhar pessoas, processos e tecnologia que utilizamos para cumprir os objetivos de marketing aqui na WCK

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  • 15 de Maio de 2017

No Brasil, os líderes das empresas ainda não têm uma visão muito clara de que a área do marketing pode ser uma fonte de receitas. Ao adentrarmos no ambiente de um cliente (ou possível cliente), é muito comum vermos que o marketing não está alinhado aos objetivos, métricas e KPIs da empresa, ou seja, totalmente desalinhado com a estratégia do negócio.

O boarding da empresa deveria exercer seu papel de liderança de forma ativa, a fim de garantir que o departamento de marketing tenha os recursos e habilidades necessárias para enfrentar os desafios do mercado. É preciso que todos tenham muita clareza de qual é o papel do marketing, saber como medir sua eficácia, acompanhar os números para ter controle e fazer os devidos ajustes no meio do caminho.

Em primeiro lugar, os gerentes de marketing precisam dominar a estratégia traçada para que, no próximo passo, contratem uma equipe competente – própria ou terceirizada – para que a execução seja feita da forma mais eficaz possível.

Isso tudo que falei acima é parte de como uma empresa respira uma cultura digital e neste post escrito por nosso CEO, Eduardo Fonseca, ele explica quais são os talentos e as habilidades necessários para estruturar equipes.

Quando falamos em cultura, estamos indo além da diretoria e gestores, estamos falando das pessoas que realizam tarefas e projetos que contribuem para o objetivo global da empresa. Portanto, te faço uma pergunta: além da diretoria, quem deveria ter uma mentalidade voltada para liderança dentro da empresa?

Eu diria: todos os colaboradores!

Não estou me referindo em exercer o cargo de um líder, mas sim em pensar como um. Algumas habilidades importantes que cada um dentro da empresa deveria ter estão intrinsecamente ligadas a essa papel: pensamento estratégico, habilidade de comunicação, paixão, capacidade de adaptação, disciplina e a busca constante da excelência.

Falando em pensar como líder…

Um bom líder tem a destreza de gerenciar sua equipe, removendo os obstáculos que possam aparecer durante a execução e motivando todos os envolvidos em busca dos objetivos.

O ritmo em que novos projetos surgem é impressionante, bem como o aumento da complexidade das atividades que são desenvolvidas dentro das empresas. É muito comum um ambiente em que diversas áreas trabalham juntas em um projeto, sem contar os colaboradores e integrantes que não trabalham in loco.

É em um nível de complexidade tão grande que cada vez mais as empresas se preocupam e trazem para a mesa a discussão do tema “gestão de projetos” e a apontam como um meio para se alcançar os resultados almejados.

Processos são intrínsecos a qualquer atividade que realizamos, a diferença está entre os processos bem estruturados e os não estruturados, é neste ponto em que decidimos fazer algo que pode dar certo de outro que pode dar extremamente errado.

A otimização dos processos da área de marketing é, sem sombra de dúvidas, um fator que influencia nos resultados, organizando todo o fluxo das atividades, definindo etapas e suas prioridades que ao serem cumpridas – muitas vezes por pessoas e áreas distintas – transformam-se em projetos eficientes e lucrativos para a empresa.

Portanto, quero explorar neste post como ter processos bem estruturados na sua empresa pode ser um dos primeiros passos na direção da consolidação dos resultados da sua equipe de marketing.

Como andam os processos da sua área de marketing?

Primeiro, a definição de gestão de processos, segundo José Osvaldo de Sordi, autor do livro Gestão Por Processos – Uma Abordagem da Moderna Administração:

“Um dos objetivos da prática administrativa da gestão por processos é assegurar a melhoria contínua do desempenho da organização, por meio da elevação dos níveis de qualidade de seus processos de negócios”.

Abaixo, listo alguns dos problemas que uma má gestão – ou inexistência dela – pode trazer ao seu ambiente de trabalho:

  • Falta de planejamento ou planejamento deficiente;
  • Objetivos mal definidos;
  • Excesso de alteração de escopo;
  • Estimativas de prazo e custo mal elaboradas;
  • Falta de controle ou controle ineficiente;
  • Ausência de padronização nos processos;
  • Falta de integração entre o Marketing e outras áreas.

Você se identificou com algum dos itens acima? Caso a resposta seja afirmativa, venho te alertar que quando esses problemas não são gerenciados, há uma grande chance deles se tornarem grandes obstáculos do sucesso de seus projetos e, consequentemente, dos resultados da sua empresa.

Como os processos ajudaram a WCK alcançar seus objetivos de Marketing

De uma forma bem simplificada, a gestão de processo consiste em otimizar os resultados da sua empresa, mas dizer isso é ainda muito subjetivo, portanto, irei citar algumas estratégias adotadas por nós aqui da WCK que deixam bem claro em quais aspectos os processos influenciaram e contribuíram para o alcance dos nossos resultados.

  1. Planejamos nosso sprint (semana) com eficiência

Há alguns anos adotamos a metodologia Scrum, que é um framework para gerenciamento de projetos complexos. Com o Scrum, trabalhamos em sprints que, no nosso caso, duram uma semana, portanto, semanalmente temos nossa “Reunião de Sprint”, onde atualizamos a equipe sobre o andamento dos projetos, sobre os obstáculos encontrados e quais serão os próximos projetos e tarefas onde estaremos empenhados nos próximos dias.

Além dessa nossa reunião, no mesmo dia fazemos a “Montagem do Sprint”, onde cada colaborador individualmente elenca quais serão suas atividades da próxima semana, sempre alinhadas com o dashboard de projetos.

Mas, desde o princípio da adoção da metodologia sentíamos que algumas atividades escolhidas pelos colaboradores não estavam contribuindo para a evolução dos projetos, cada pessoa estava se empenhando em atividades distintas, sem conexão direta uma com a outra.

Foi então que decidimos adotar um outro processo: criamos um checklist que cada pessoa deve seguir religiosamente com o objetivo de não deixar de mapear nenhuma atividade que precisa e/ou tem uma prioridade alta.

Criamos um processo com aproximadamente com 5 itens, onde mapeamos atividades advindas do dashboard de projetos, e-mails, buscamos na agenda se há algum compromisso para a semana e até em anotações que registramos ao longo dos dias. Por fim, o último item é  validar se todas as atividades listadas estão de acordo com os projetos de maior prioridade.

O checklist deve ser o mais simples e direto possível, pois quando longo pode fazer com que a pessoa que está utilizando perca o seu engajamento.

Essa prática fez com que tivéssemos mais controle nas entregas dos projetos, diminuindo drasticamente os atrasos nos deadlines e aumentando a produtividade de toda a equipe, afinal todos sabiam onde deveriam se empenhar.

  1. Sabedoria na hora de priorizar os projetos

Antigamente tínhamos um dashboard físico onde era possível visualizar todos os projetos, bem como a ordem de prioridade de cada um deles. Nosso grande problema era que boa parte dos colaboradores não tinha aderido ao painel, pois ele era atualizado de uma forma precária e sempre com um certo delay.

Com o desalinhamento do que era prioridade e o que não era, acabava que nossa equipe se empenhava – e muito – em projetos que não estavam alinhados com os objetivos globais do cliente e/ou agência, ou seja, a velha história do empenho versus desempenho.

Para mudar este cenário pensamos em uma forma de atualizá-lo com uma frequência maior, torná-lo mais atraente visualmente e promover discussões em cima dele, para que todos sempre tivessem certeza de se empenhar no projeto certo.

  • Na prática: Adotamos uma plataforma web para criarmos o dashboard de projetos, desta forma atualizá-lo se tornou uma tarefa muito mais simples e automática – pois trocamos os post-its por cards; delegamos uma pessoa para que ficasse responsável pela atualização e também pela abertura e priorização de novos projetos; e por último, toda semana em nossa reunião de sprint a equipe toda se alinha com o dashboard para que organizemos as nossas tarefas de acordo com os projetos que estão com a prioridade mais alta.
  1. Compromisso em deixar todos na mesma página

Não adianta o capitão do barco decidir mudar a direção sem comunicar à tripulação – que é quem vai hastear a vela. Os colaboradores são responsáveis pela execução de todo o planejamento; imagine o ruído e distorção que isso pode trazer quando os líderes pensam em uma coisa e os funcionários executam outra.

  • Na prática: Definimos a recorrência e o formato das reuniões para ao longo de um ano. Essas reuniões têm como objetivo deixar todos da empresa na mesma página em relação aos projetos, metas e objetivos. As reuniões mensais são para conversarmos sobre o desempenho e números da empresa do mês que se passou; é onde o CEO apresenta todos os resultados alcançados por cada área. Também temos reuniões trimestrais, onde analisamos os resultados do quarter em questão e decidimos quais são os movimentos para os próximos meses.
  1. Melhoria na comunicação entre as áreas

A complexidade que temos hoje no desenvolvimento das tarefas do dia-a-dia só aumenta. São atividades e projetos que envolvem diversas áreas, departamentos e pessoas, e que se em algum momento ocorrer alguma falha na comunicação – pode ter certeza que isso é mais comum do que imaginamos – estaremos causando prejuízos não só financeiros (que são os primeiros que vem à mente), mas também no não cumprimento do deadline, constrangimento com seus clientes e uma bola de neve na desorganização que dificulta, e muito!, o controle e gestão dos projetos.

O problema que tínhamos aqui na WCK acontecia na hora de dar sequência ao projeto: quando uma tarefa era concluída, o bastão precisava ser passado para a próxima pessoa, seja da mesma área ou de um departamento diferente. A nossa falha estava no gap em que tínhamos nessa passagem de bastão; muitas vezes tinha um espaçamento muito longo entre a entrega da primeira pessoa até a hora em que a segunda daria sequência ao projeto.

Isso, talvez seria resolvido tranquilamente com um gestor de projetos, mas como nossa estrutura não permitia ter alguém focado somente nisso, tivemos que estudar e entender o que poderia ser feito, quais ferramentas e pessoas que já estavam dentro da equipe poderiam exercer esse papel, ao menos para resolver este problema crucial.

  • Então, na prática: Buscamos em nossa própria ferramenta de gestão de tarefas e projetos uma forma de notificar as pessoas envolvidas no projeto de que era a hora delas realizarem sua tarefa. Além disso, criamos um item no nosso checklist de “Montagem de Sprint” que garantia o envolvimento de todas as pessoas que precisavam estar engajadas para que o projeto pudesse ser entregue na data.

Outra estratégia que destaco é que passamos a utilizar o Slack para nos comunicarmos por canais segmentados em real-time. Então, podemos informar toda a equipe sobre qualquer atualização do projeto, entraves que precisem de ajuda para remover e até para informar e reforçar a finalização de uma tarefa que algum integrante precise dar continuidade.

Utilizamos o Slack, mas para a mesma finalidade pode-se utilizar o Whatspapp, Skype etc., o foco é não deixar de se comunicar. A constante discussão sobre o projeto/assunto faz com que fique cada vez mais claro o ponto em que se está e aonde deve-se estar quando entregar o projeto.

Minha dica final: revisar seus processos com frequência também é a chave para evitar falhas e gargalos e garantir que a consolidação dos mesmos perante a equipe aconteça da melhor forma possível.

Legal, e qual é o próximo passo?

Acho importante ressaltar que as estratégias que mostrei acima foram realizadas de acordo com a cultura da WCK e especificidades que ela traz, portanto, elas podem não servir necessariamente para serem implementadas em qualquer empresa. Mas a ideia é que a essência de cada uma delas seja extraída, que a combinação entre pessoas, processos e tecnologia sejam trabalhadas sempre juntas.

Construa, valide e teste seus próprios processos. O importante é não se conformar e ficar parado. Ou o conformismo vai acabar com o seu negócio!

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Lilian Rios

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Especialista Inbound Marketing

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